НЕКОТОРЫЕ АСПЕКТЫ РАБОТЫ АРХИВНОГО ОТДЕЛА АДМИНИСТРАЦИИ Г. ЯКУТСКА В 1995-1998 ГГ.

Скачать полный текст статьи

УДК  930.25

Аксененко О.С.

Студент- магистрант

3 курс, Исторический факультет

Северо-Восточный Федеральный университет имени М.К. Аммосова

Россия, г. Якутск

     Аннотация: В статье рассматриваются основные правила организации и работы архивного отдела администрации г. Якутска с момента создания в 1995 г. по 1998 г. Выявляются и описываются основные направления работы архивного отдела администрации г. Якутска за период с 1995 г. по 1998 г. Особое внимание  уделено обзору документов организаций, принятых на архивное хранение первыми и имеющими важное значение для использования в ежедневной работе архива.

       Ключевые слова: архивный отдел, прием документов, архивный фонд, личный состав, исполнение запросов, Президиум.

      Annotation: In the article are considered basic rules of work Archive Department  of the Yakutsk City Administration since 1995. Also describes the main areas of work of the Archive Department of the Yakutsk City Administration between 1995 and 1998.  Particular attention is paid to documents accepted for archival storage first and important for use in the daily work of the archive.

     Keywords: Archive Department, acceptance of documents, archival collection, personnel documents, query execution, Presidium.

     Целью данной работы является освещение некоторых аспектов работы архивного отдела г. Якутска в период с 1995 г. по 1998 г.

      Основными задачами для достижения цели работы являются:

         Основными методами исследования являются исторический метод, хронологический метод, аналитический метод. 

        Особое внимание при написании статьи уделено работе с научно - справочным аппаратом (путеводителем по фондам, описями фондов, принятых документов, топографическими указателями в хранилище) Муниципального архива г. Якутска.

      Научная новизна заключается в том, что в статье впервые рассмотрены основные направления работы архивного отдела администрации г. Якутска с 1995 г. по 1998 г., также сделан обзор документов организаций, принятых на архивное хранение первыми.

       Архивный отдел администрации города Якутска был образован на основании распоряжения главы администрации от 14 сентября 1995 г.  № 72- р.

       В 1995 г. в своей работе архивный отдел руководствовался законодательством  РФ и РС (Я) в области архивного дела, решениями администрации г. Якутска, приказами и инструкциями Государственной архивной службы  РФ и РС (Я),  также Положением об архивном отделе администрации г. Якутска, утвержденным распоряжением  Главы администрации г. Якутска от 14.09.1995 г. № 72-р.

     Основными задачами вновь образованного в 1995 г. архивного отдела  стали: обеспечение сохранности и учета документов государственного архивного фонда РФ и Р С (Я),  организационно -методическое руководство за  деятельностью ведомственных архивов,  организация документов в делопроизводстве предприятий, организаций города, пригородных поселков.

       В соответствии с возложенными на него задачами архивный отдел администрации г. Якутска с 1995 г. осуществлял хранение и учет документов и предоставлял в Управление по делам архивов при Правительстве РФ сведения о хранящихся документах. Разрабатывал, по согласованию с Управлением по делам архивов при Правительстве РС (Я), и представлял на утверждение в администрацию города Якутска списки предприятий, организаций, документов которых подлежат передаче в архив. Также в функции архивного отдела входило ведение систематической работы по уточнению списков источников комплектования архива.

      Несомненно, одной из главных функций архивного отдела г. Якутска в 1995 г. являлся прием документов на хранение. В то же самое время архив создает и совершенствует научно - справочный аппарат к документам, хранящимся в архиве с целью оперативного использования содержащейся в них информации. Осуществляет организационное методическое руководство и контроль за работой ведомственных архивов и организации документов делопроизводства учреждений, источников комплектования.

        Как любой муниципальный архив, архивный отдел администрации г. Якутска осуществлял свою деятельность на основе годового плана работы, утвержденного администрацией г. Якутска. Отчитывался о результатах проделанной работы перед администрацией г. Якутска и Управлением по делам архивов при Правительстве РС (Я). В годовой план работы архива включались все основные направления работы архива.

        Осуществление поставленных задач перед архивным отделом администрации г. Якутска согласно штатному расписанию, утвержденного распоряжением Главы администрации г. Якутска от 23.06.1995 г. № 136р, выполняли два работника: заведующий и главный специалист.

        В 1996 г. архивный отдел был укомплектован необходимой канцелярской мебелью и техническими средствами. По заказу отдела в Якутском ремонтно-механическом заводе были изготовлены металлические стеллажи, которые были расставлены и пронумерованы в хранилище. В 1997 г. была установлена охранная и противопожарная сигнализация.

    В 1996-1997 гг.  перед архивным делом ставились задачи организации оптимальных условий хранения и учета документов Архивного фонда города Якутска и пригородных посёлков и обеспечение необходимой информацией социально-справочного характера лиц, заинтересованных в ее получении.  

       Таким образом за отчетные периоды в 1996-1997 гг. работа архивного отдела администрации г. Якутска проводилась по последующим направлениям:

      В 1997   г.  на постоянное хранение в архивный отдел поступили документы отдела рабочего снабжения (ОРС) Жатайской ремонтно-эксплуатационной базы флота. Научно-техническая обработка документов была произведена за период с 1951 г.   по 1997 г. По итогам обработки документов по личному составу было отобрано 161 дело.

       В опись документов ОРС Жатайской ремонтно-эксплуатационной базы флота вошли приказы по личному составу директора и ведомости по начислению заработной платы работников отдела рабочего снабжения базы флота, личные карточки уволенных работников ОРСа.

       Также в 1997 г. в состав фондов архивного отдела впервые были приняты документы отдела статистики администрации г. Якутска. Научно-техническая обработка документов была произведена за период с 1959 г.  по 1988 г. В состав документов были включены сводные статистические отчеты по всем отраслям народного хозяйства г. Якутска, статистические отчеты по автомобильному транспорту, тракторам и строительно-дорожным машинам. По итогам обработки принято 230 дел.

        Наибольший объем фондов архивного отдела г. Якутска составляют фонды документов по личному составу. Архивные документы Якутской санитарно-эпидемиологической станции г. Якутска, Отдела рабочего снабжения Жатайской ремонтно-эксплуатационной базы флота входят в состав документов по личному составу. Они имеют важное значение для исполнения социально-правовых запросов. На основании документов по личному составу составляются архивные справки, подтверждающие стаж работы и начисление заработные платы. Данные справки необходимы для предоставления в Пенсионный  фонд РФ  для  назначения пенсии гражданам. Архивные справки, подтверждающие факт работы оформляются на основании запросов, поступивших от граждан и от Пенсионного фонда РФ.

        В 1998 г.  приняты документы Президиума городского Совета народных депутатов г. Якутска за период с 1988 г. по 1991 г.  

         В настоящее время документы этого фонда хранения являются одним из наиболее часто используемых в работе по исполнению запросов от граждан, организаций и учреждений города Якутска. Наибольшую часть документов Президиума городского Совета народных депутатов г. Якутска составляют протоколы решений и постановлений по отводу земельных участков, по созданию, реорганизации и ликвидации предприятий города, по проведению различных мероприятий в городе. Также фонд содержит решения и постановления Президиума об установлении опеки и изменении фамилии и имен детей. Все документы этого фонда содержатся в отдельном хранилище с соблюдением всех правил хранения.

       За отчетный период 1998 г. работа архивного отдела администрации г. Якутска проводилась по приему управленческой документации и по личному составу, оказании методической помощи в разработке и согласовании с ЭПК ( Экспертно-проверочной комиссией) номенклатур дел организаций города, проведении паспортизации ведомственных архивов.

     К началу 1998 г. на хранение в архивных отдел были приняты документы организаций, сформированных в 5 фондов, к началу 2001 г.   общее количество архивных фондов составило- 22, к началу 2006 г. – 61 фонд.

     В целом за первые годы работы архивным отделом проделана большая работа в плане сохранности и учета, комплектования и использования архивных документов.  В основном, в состав первых фондов, хранящихся в архивном отделе г. Якутска включены документы по личному составу: приказы по личному составу, лицевые счета начисления заработной платы работников, личные карточки работников. В настоящее время эти фонды не утратили своей востребованности в плане исполнения социально-правовых запросов, а также в организации выставок архивных документов и публикации книг.

        В 2022 г.  при поддержке администрации города Якутска вышла книга «История города Якутска: день за днем, год за годом, 1632-1990». В составлении книги использованы архивные документы Президиума Якутского городского Совета народных депутатов за период с 1988 г.  по 1990 г.

      Выпуск книги стал не только важным культурным событием, но и подарком для всех любителей истории города Якутска. 

      Архивная работа является очень важной, сложной, многозадачной, многоуровневой, и в тоже время интересной. Создание архивного отдела администрации г. Якутска в 1995 году подтверждает этот факт. Работники архивного отдела администрации г. Якутска с момента создания архива оказывали помощь в организации учета и хранения архивных документов на предприятиях города, принимали  документы от ликвидируемых предприятий на архивное хранение,  что позволяет в настоящее время  использовать их в ежедневной работе не только архива, но и во многих государственных и муниципальных службах города. 

Список литературы

Отчет работы архивного отдела Окружной администрации г. Якутска за 1996 г.// Муниципальный архив г. Якутска. Ф. 88 (Архивный отдел администрации г. Якутска) Оп. 1. Д. 7. Л. 1-3.

Отчет работы архивного отдела Окружной администрации г. Якутска за 1997 г. //Муниципальный архив г. Якутска. Ф. 88. (Архивный отдел администрации г. Якутска) Оп. 1. Д. 7.Л. 7-9.

Годовой отчет работы архивного отдела Окружной администрации г. Якутска за 1998 г.// Муниципальный архив г. Якутска. Ф. 88 (Архивный отдел администрации г. Якутска) Оп. 1. Д. 7.Л. 14-15.

Должностная инструкция заведующего архивным отделом Администрации г. Якутска за 1996 г.// Муниципальный архив г. Якутска. Ф. 88 (Архивный отдел администрации г. Якутска) Оп. 1. Д. 3. Л. 1-2.

Список фондов архивного отдела Администрации г. Якутска за 1996-2009 гг. // Муниципальный архив г. Якутска. Ф. 88 (Архивный отдел администрации г. Якутска) Оп. 1. Д. 12. Л.1-15.

Структура и штатное расписание Администрации г. Якутска за 1995 г.// Муниципальный архив г. Якутска. Фонд 7 (Архивный отдел администрации г. Якутска) Оп. 1. Д. 125. Л. 43-49.

Протоколы заседаний Исполкома и документы к ним от 26, 31 октября, 5 ноября 1988 г.// Муниципальный архив г. Якутска. Ф.7 (Администрация г. Якутска) Оп. 1. Д. 33. Л. 1-4.

Протоколы заседаний Исполкома и документы к ним от 24.01.1990 г.// Муниципальный архив г. Якутска. Ф. 7 (Администрация г. Якутска) Оп. 1. Д. 119. Л. 1-4.

Протоколы заседаний Исполкома и документы к ним от 13,21 февраля 1991 г.// Муниципальный архив г. Якутска Ф. 7 (Администрация г. Якутска) Оп. 1. Д. Л. 193. 1-4.